مطالب علمی_آموزشی رشته مستند سازی

[baran.kh]

بسم الله الرحمن الرحیم

 

[baran.kh]

مستند سازی چیست؟
مستندسازی یا بایگانی به مجموعه سوابقی گفته می‌شود که به‌صورت آنلاین، روی کاغذ یا درایو وجود دارد. بایگانی اطلاعاتی است که به‌عنوان مدرک یا سوابق پیشین ارائه می‌شود.

 

[baran.kh]

در مستند سازی اسناد و مدارک مربوط به استخدام و اقدامات شرکت باید مطابق با دستورالعمل‌های قانونی و سیاست‌های شرکت بایگانی شود. بهترین شیوه مستند سازی اسناد مربوط به منابع انسانی، سوابق رسمی و غیررسمی روند استخدام شرکت را در بر می‌گیرد، از جمله مستندسازی های مهم:

اقدامات؛
سهام‌داران؛
اقدامات انضباطی؛
اختلافات؛
تحقیقات؛
ارزیابی عملکرد؛
نقض قوانین.
نگهداری و مستند سازی اسناد مختلف به منابع انسانی این اجازه را می‌دهد تا پیشینه مکتوبی را از وقایع حفظ کند. بایگانی‌کردن، کارکنان مدیریتی را در روند ارتقای کارمندان، اقدامات انضباطی، افزایش حقوق و پایان کار راهنمایی می‌کند. در مستند سازی، مستندات باید واقعی باشد و بدون تکیه بر نظر دیگران، از بینش پشتیبانی کند. حال که متوجه شدید مستند سازی چیست در ادامه با ضرورت و مزایای آن نیز آشنا خواهید شد.

 

[baran.kh]

باید به ضرورت مستند سازی توجه بسیاری کرد، مستندسازی به کارمندان و مشتریان شما نشان می‌دهد که به حفظ اطلاعات مهم تعهد دارید و در صورت نیاز، اطلاعات درست را به آنها ارائه خواهید داد. حفظ درست اسناد و مستند سازی آن‌ها یک چارچوب دست‌یافتنی و کنترل‌شدنی را برای پرداختن به موضوعات عام‌المنفعه فراهم می‌کند

 

[baran.kh]

مستندسازی فرایندهای انجام‌شده، سازگاری، کارایی و استانداردسازی را تضمین می‌کند و به افراد کمک می‌کند تا کارایی بالا و انتظارات واضحی داشته باشند.

 

[baran.kh]

بایگانی‌کردن مرحله‌به‌مرحله اسناد و مدارک و مستند سازی آن‌ها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه در بلندمدت می‌شود؛ همچنین مأموریت‌ها و چشم انداز شرکت، نقش‌ها و مسئولیت‌های هر شخص و سایر انتظارات افرادی را که به شرکت می‌پیوندند نیز در بر می‌گیرد.

مشخص‌کردن آنچه برای کسب‌وکارتان مهم است و تعیین چگونگی رسیدن به هدف، از ضرورت مستند سازی است و در نهایت تلاش افراد گروهتان را مستقیم و متمرکز‌تر خواهد کرد؛ در نتیجه، با وجود مستند سازی آن‌ها می‌توانند زودتر و آسان‌تر به اهداف خود و شرکت دست پیدا کنند.