روانشناسی اجتماعی 10 اشتباه رایج در برقراری ارتباط

[Adhava]

مرتکبِ اشتباه شدن در برقراری ارتباط خجالت‌آور است و ممکن است به حسن شهرت شما صدمه بزند. به عنوان مثال، اگر ایمیلی را بدون چک کردن بفرستید و بعد متوجه شوید که در آن اشتباهی وجود داشته، ممکن است فردی غیر‌حرفه‌ای و بی‌دقت به نظر برسید. اما دیگر خطاهای ارتباطی ممکن است عواقب جدی‌تری در بر داشته باشند. این اشتباه‌ها می‌توانند به اعتبار شما لطمه بزنند، مشتریان را برنجانند و حتی منجر به زیان مالی بشوند.

 

[Adhava]

اشتباه ۱: ویرایش نکردن کار​

اشتباهِ املایی و دستور‌زبانی باعث می‌شود بی‌دقت به نظر برسید. به همین دلیل چک کردن تمامیِ ارتباطاتِ کتبی قبل از اینکه آنها را بفرستید حیاتی است.

برای چک کردن اشتباهات دستور‌ زبان و املا، خیلی به کامپیوتر اعتماد نکنید. به جای این کار، اگر به املایِ درست کلمه‌ای اطمینان ندارید، بهتر است از فرهنگ‌لغت استفاده کنید.

 

[Adhava]

کلماتی که احتمال اشتباه نوشته‌ شدن‌شان زیاد است، روی برگه‌ای بنویسید و همیشه در کنار‌تان نگه دارید. پیدا کردن اشتباه در مطلبی که خودتان نوشته‌اید دشوار است، بنابراین بهتر است از یکی از همکاران‌تان بخواهید تا نگاهی به نوشته‌تان بیندازد. روش دیگر این است که نوشته را با صدای بلند بخوانید. این کار به شما کمک می‌کند تا اشتباه‌های مرتبط با دستور‌ زبان یا انتخاب کلمات را بهتر متوجه شوید و در صورت لزوم تغییراتی در آن ایجاد کنید.

 

[Adhava]

اشتباه ۲: رساندن خبرهای بد از طریق ایمیل​

آیا خبر تعدیل نیروی‌ افراد تیم‌تان را با ایمیل می‌دهید؟ اگر این کار را انجام بدهید مسلما افراد زیادی را می‌رنجانید. کانال‌های ارتباطی کتبی به شما این اجازه را نمی‌دهند تا در رساندن پیام‌های دشوار، از ملایم کردن لحن و نشانه‌های غیرگفتاری (مثل زبان بدن) استفاده کنید و در نتیجه نمی‌توانید با احساساتِ شدید، برخورد منطقی داشته باشید.

 

[Adhava]

رساندن اخبار بد را شخصا انجام بدهید و به این فکر کنید که چطور می‌توانید این کار را با نشان‌ دادن احساساتی مناسب به شکلی انجام بدهید که طرف مقابل آزرده‌خاطر نشود. وقتی خبر دشواری را شخصا منتقل می‌کنید، در صورتی که افراد قسمتی از پیام شما را به خوبی متوجه نشوند، می‌توانید فورا آن را شفاف‌سازی کنید یا به آنها در مواجه شدن با خبرِ بد کمک کنید.

 

[Adhava]

اشتباه ۳: اجتناب از مکالمات دشوار​

در بعضی مواقع، مجبورید بازخورد منفی بدهید. شاید وسوسه شوید از این گونه مکالمات طفره بروید، اما این کار دامنه‌ی مشکلات را وسیع‌تر می‌کند و ممکن است مشکلات کوچک را به مشکلات بزرگ‌تر تبدیل کند.

 

[Adhava]

برای مقابله با مکالمات دشوار، آمادگی داشتن، بهترین راه‌حل هست. ارائه‌ی بازخوردهای شفاف و کاربردی را یاد بگیرید و افراد را تشویق به تأمل بر رفتارشان کنید. همچنین می‌توانید از تکنیک نقش‌ بازی کردن هم استفاده کنید تا بر کلمات و زبان بدن‌تان تسلط داشته باشید.

 

[Adhava]

اشتباه ۴: قاطع نبودن​

قاطعیت یعنی چیزی را که به آن نیاز دارید بیان کنید و در عین حال نیازها و خواسته‌های دیگران را نیز در نظر بگیرید.

شاید قاطعیت همیشه هم شما را به چیزی که می‌خواهید نرساند، اما شانس بیشتری برای رسیدن به آن برای شما فراهم می‌کند یا حداقل کمک می‌کند تا با طرف مقابل به توافق برسید. قاطعیت داشتن به شما کمک خواهد کرد تا نیازهای خود را شناسایی کنید و بتوانید ارتباطات موثرتری برقرار کنید.

 

[Adhava]

اشتباه ۵: واکنش نشان دادن به جای پاسخ دادن​

آیا تا به حال پیش آمده است که از روی ناامیدی و ناکامی سرِ یکی از همکاران‌تان فریاد بزنید یا بدون فکر کردن پاسخ کوتاهی به یک ایمیل بدهید؟ اگر این‌طور است، یعنی به جای اینکه در آرامش پاسخ بدهید فقط واکنش احساسی نشان داده‌اید.

 

[Adhava]

اشتباه ۶: کاملا آماده نبودن​

ارائه‌ها، گزارش‌ها یا ایمیل‌هایی که خوب آماده نشده باشند، مخاطب را عصبی می‌کند و در بلند‌مدت به اعتبار شما لطمه می‌زند. به همین دلیل، آماده کردن و برنامه‌ریزی برای برقراری ارتباط از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

ابتدا، زمانی را به برنامه‌ریزی دقیق ارتباط خود اختصاص بدهید. از ابزارهایی مانند مثلث فصاحت و دنباله انگیزشیِ مونرو (Monroe) برای ایجاد پیامی هوشمندانه و قانع‌کننده که احساسات و منطق مخاطب‌تان را هم‌زمان هدف قرار می‌دهد استفاده کنید.