آموزشی اصول صحیح نامه‌نگاری

[ماهــر]

امروزه یکی از مهم‌ترین مواردی که در سازمان‌های رسمی و استارتاپ‌ها دیده می‌شود لزوم نوشتن و ارسال نامه‌های اداری به اعضای سازمانی و یا حتی مکاتبات بین‌سازمانی می‌باشد، اگر مدیریت یک کسب و کار را برعهده دارید و یا کسب وکاری را تازه راه اندازی نموده‌اید و جز آن دسته از استارتاپ‌های نوپا هستید، کارمندی هستید که در بخش مکاتبات شرکت فعالیت دارید و یا به عنوان یک منشی در سازمانی مشغول به کار هستید همه و همه از دلایلی هستند که باید روش‌های صحیح و نوین اصول نامه نگاری را فرابگیرید، چرا که در هر جایگاه شغلی و با هرنوع از کسب و کاری که باشید، خیلی از درخواست ها و مکاتبات ما لازم است به صورت کتبی انجام شود و اگر یک طرف این ارتباط، شرکت/ سازمان، استارتاپ‌ها یا شخصیت حقوقی باشد، بهتر است این ارتباط در قالب « نامه اداری» انجام شود. از آنجایی که رعایت اصول نگارش چنین نامه هایی می تواند نقش پررنگی در رسیدن یک سازمان، استارتاپ و……. به نتیجه ی لازم داشته باشد، در این نوشته سعی شده است تمام نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی برای سازمان ها و استارتاپ‌ها گردآوری شود.

 

[ماهــر]

نکات کلی در خصوص نامه نگاری فارسی :

• نامه را با نام خدا آغاز کنید. (بسمه تعالی، به نام خدا، بسم الله الرحمن الرحیم)
• ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است: نوشتن «دارد» در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شود. در صورتی که نامه پیوستی نداشت، بنویسید: (پیوست : ندارد) یا (پیوست : _ )
• تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و عنوان و متن نامه راست-چین.
• در نامه هایی که ادامه دار است، صفحات دوم و سوم را شماره گذاری کنید. در آخرین خط صفحه اول نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه، علامت % را به کار ببرید.
• در نامه های طبقه بندی شده (محرمانه، سری و ..)، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود مثلا محرمانه.
• بسته به نامه، جای مناسب برای حاشیه نویسی (پاراف) نامه در نظر بگیرید. اگر استاندارد مشخصی در سازمان شما برای این کار تعریف نشده است، میتوانید از بالا و راست ۴، پایین ۳ و چپ ۲ سانتی متر فاصله در نظر بگیرید.
• سعی کنید برای نامه هایتان حتی اگر مهم نیستند، یک رونوشت بزنید و آنها را بایگانی کنید.
• در پایان نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. نامه بدون امضا اعتباری ندارد. (محل امضا : پایین نامه سمت چپ)

 

[ماهــر]

اجزای اصلی نامه اداری​

۱- سربرگ
شامل: لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و آدرس

2- عنوان
شامل: گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

3- متن اصلی
شامل: مقدمه، پیام، نتیجه، قدردانی

4- امضا
شامل: مشخصات فرستنده (اسم و سمت) و امضا

5- رونوشت
در صورت ارسال نامه برای چند نفر

 

[ماهــر]

عنوان نامه​

بخش مربوط به عنوان شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه میباشد. (در مدل های عنوان نویسی متداول، فرستنده در بخش امضا آورده میشود)

 

[ماهــر]

مخاطب یا گیرنده نامه

برای مشخص کردن مخاطب، ابتدا شخصیت حقیقی (نام شخص)، سپس شخصیت حقوقی (سمت اداری) گیرنده را بنویسید. برای نمونه :
جناب آقای …
رئیس محترم …

 

[ماهــر]

اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه های اداری

• اسامی باید ساده و احترام آمیز نوشته شود و از به کار بردن القاب و عناوین اضافی خودداری شود.
• ذکر عنوان های تحصیلی مانند دکتر و مهندس در نامه اداری صحیح نیست (مگر در بخش های پزشکی، آموزشی و فنی)
• سمت اداری بهتر است همراه با واژه ”محترم“ نوشته شود. (نوشتن واژه محترم در جلوی سازمان ها ضرورت ندارد)
• برای افرادی که چندین سمت اداری دارند تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کاری کافی است.
• از صحت املای نام اشخاص مطمئن شوید.
• در پاسخ به نامه های وارده، به مشخصات فرد امضا کننده دقت کنید و به همانگونه وی را خطاب کنید. (پسوند و پیشوند را اگر خودش نیاورده شما هم ننویسید)

 

[ماهــر]

موضوع نامه

موضوع باید رسا و گویا باشد نه چندان بلند که در محل جای نگیرد و نه چندان کوتاه که فهم نامه را دچار مشکل سازد.

 

[ماهــر]

متن اصلی نامه​

نکات کلی که در نگارش متن اصلی باید رعایت کنید :

• از زیاده گویی پرهیز کنید.
• کلمات احساسی استفاده نکنید.
• مختصر و صریح بنویسید. حاشیه پردازی نکنید.
• تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید
• با تقسیم نامه به چندین جمله و بند (پاراگراف) و استفاده از اعداد و ارقام ، مفاهیم نامه را از یکدیگر جدا کنید تا نامه قابل درک تر باشد.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و ..) درست و به جا استفاده کنید.
• از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری کنید.
• در نامه های اداری به هیچ وجه از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
• از کلماتی استفاده کنید که مخاطب در فهم آنها مشکل نداشته باشد.
• ترجیحا یک موضوع را مطرح کنید؛ و چنانچه ناگزیر به نوشتن چند موضوع در یک نوشته اداری هستید ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام های فرعی را بیاورید.
• بر اساس سلسله مراتب و نوع محتوای نامه، از عبارات مناسب استفاده کنید

 

[ماهــر]

اجزای متن اصلی نامه​

متن اصلی هر نامه را میتوان به بخش های زیر تقسیم کرد:

مقدمه
پیام
نتیجه

در بیشتر نوشته های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای ” ادب و احترام ” و در پایان بعد از نتیجه ” تشکر و سپاسگزاری ” اضافه می‌شود.

 

[ماهــر]

متن اصلی – مقدمه

در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر، مثل، لطیفه و .. مانند برخی نوشته‌های غیر اداری استفاده کرد.

چنانچه نامه در پاسخ یا تعقیب نامه ی دیگری باشد، نامه با ذکر سابقه آغاز میشود. (بیان سابقه نامه به عنوان مقدمه)
برای ذکر سابقه عبارات زیر رایج هستند :

– عطف به نامه شماره …
– بازگشت به نامه شماره…
– در پاسخ به نامه شماره…
– با توجه به بخشنامه شماره…
– در اجرای دستور تلفنی مورخ….
– در اجرای دستور شفاهی آن مقام…
– پیرو نامه شماره….