در يك سازمان ممكن است آرشيوهاي گوناگون پرونده وجود داشته باشد. هركدام از اين نوع پرونده‌ها مشخصاتي دارد كه ممكن است روي جلد پرونده نوشته شده باشد و داخل پرونده سندهاي گوناگوني گذارده مي‌شود.
به عنوان مثال پرونده تحصيلي يك دانشجو در دانشگاه را نظر بگيريد. آن‌چه ممكن است روي جلد پرونده نوشته شده باشد، همان مشخصات دانشجو مانند نام، نام خانوادگي، تاريخ تولد، سال ورود، عکس دانشجو، .... است. این بخش از اطلاعات، خود مانند یک سند است. داخل پرونده ممكن است برگه‌هاي انتخاب واحد، نمره هر درس، استفاده از خوابگاه و يا وام دانشجويي، ... باشد که محتوای پرونده است. در يك دانشگاه از اين پرونده به تعداد دانشجويان وجود دارد و با ورود يك دانشجوي جديد، يك پرونده به اين آرشيو افزوده مي‌شود. در حالي كه تمام پرونده‌هاي اين آرشيو از نظر تعداد و نوع داده‌هاي مشخصات پرونده مانند هم است، سندهاي داخل پرونده‌ها مي‌تواند مانند هم نباشد. مثال ديگر آرشيو پرونده پرسنلي در سازمان است. در پرونده پرسنلي كسي كه سابقه خدمت كمي دارد، ممكن است برگه‌هاي مأموريت نباشد، اما در پرونده كسي كه سابقه خدمتش زياد است، ممكن است چندين برگه مأموريت باشد. سندهاي داخل پرونده محتويات پرونده است. ممكن است به‌جاي آن كه خود يك سند، مثلاً حكم كارگزيني، در پرونده پرسنلي گذارده شود، اين سند در يك پرونده ديگري، مثلاً پرونده استخدام، باشد و نشاني آن در پرونده پرسنلي گذارده شود و با دانستن آن نشاني بتوان به آن سند دست يافت.
ممكن است محتواي پرونده، خود يك پرونده باشد. فرض كنيد براي هريك از كاركنان سازمان پرونده تحصيلات درست شده و در آن تمام مدارك تحصيلي او گذارده شده باشد و يكي از محتويات پرونده پرسنلي، پرونده تحصيلات باشد. با نگاه نظري، گذاردن پرونده در پرونده ديگر مي‌تواند تا هر عمقي ادامه يابد. در فضاي ديجيتال نيز پرونده همين مفهوم و ساختار رادارد.
