آموزشی ۸ نکته مهم در ویرایش پایان نامه در ورد

[Ela]

نحوه ویرایش پایان‌نامه در ورد

پیش از اینکه به نکات و ترفند‌های ویرایش متون فارسی همچون پایان‌نامه در نرم‌افزار ماکروسافت ورد (Microsoft Word) بپردازیم، ذکر یک نکته ضروری است. اعمال تغییرات روی کل متن به کمک قابلیت‌های خودکار نرم‌افزار ورد باید در انتهای کار حتماً مورد بازبینی قرار بگیرند. چرا‌که در برخی موارد، تغییراتی که بر کل متن اعمال می‌شوند، به‌دلایل مختلف روی تمام بخش‌ها اثر نمی‌گذارند. به‌ویژه اینکه نرم‌افزار‌های ورد در ایران کرک‌شده هستند و همین موضوع سبب کارکرد ناقص آن‌ها می‌شود. در ادامه به مهم‌ترین ترفند‌های ویرایش پایان‌نامه در نسخه‌های ۲۰۱۰ به بالای ورد می‌پردازیم.

 

[Ela]

انتخاب کل متن

برای اینکه تغییری را در تمام متن ایجاد کنید، بایستی کل آن را انتخاب کنید. برخی دانشجویان با کلیک و نگه‌داشتن آن در کل تمام صفحات اقدام به انتخاب کل متن می‌کنند که با توجه به حجم بالای پایان‌نامه‌ها کاری زمان‌بر و دشوار است. شما به‌راحتی می‌توانید با فشردن کلید‌ها «Ctrl+A» در کسری از ثانیه تمام نوشته‌ها را انتخاب کنید.

 

[Ela]

تنظیم فونت فارسی و انگلیسی

اغلب دانشگاه‌ها دانشجو را به رعایت فونت فارسی و انگلیسی مشخص با اندازه معین ملزم می‌کنند. برای اطمینان از رعایت فونت مورد‌نظر کافی است که کل متن را انتخاب نمایید، سپس کشوی گزینه «Font» از زیر‌مجموعه‌های تب «Home» را باز کنید. در کشوی باز‌شده در قسمت «Latin text»، فونت انگلیسی و اندازه آن را تعریف کنید و در قسمت «Complex script» فونت فارسی را به‌همراه سایز آن مشخص نمایید و سپس روی «OK» کلیک کنید. البته باید توجه داشته باشید که پس از این عمل باید به‌صورت دستی اندازه قلم عنوان‌ها و زیر‌نویس جداول و اشکال و … را تنظیم کنید.

 

[Ela]

• تنظیم پاراگراف‌ها

معمولاً در دستورالعمل‌های دانشگاه‌ها، دانشجویان ملزم به رعایت فاصله خطوط مشخص (۱۵/۱ یا ۲۵/۱) با تورفتگی سطر ابتدایی هر پاراگراف هستند. بهترین کار این است که در ابتدای نگارش این موارد را رعایت کنید، اما اگر چنین کاری را انجام نداده‌اید، نگران نباشید. شما با انتخاب کل متن و سپس باز کردن کشوی «Paraghraph» و مراجعه به قسمت «Line spacing» و انتخاب گزینه «Multiple» می‌توانید مقدار فاصله خطوط دلخواه خود را در کادر کنار آن وارد کنید و سپس روی «OK» کلیک کنید.

برای تورفتگی ابتدای پاراگراف‌ها نیز با استفاده از گزینه «Special» در کشوی «Paraghraph» و انتخاب «First line» از منوی آن می‌توانید مقدار تورفتگی سطر اول هر پاراگراف را در کادر کناری آن وارد کنید. بدین ترتیب کل پاراگراف‌های متن اصلاح می‌شوند.

 

[Ela]

جایگزین کردن کلمات

ممکن است شما کلمه‌ای را که بار‌ها در طول متن پایان‌نامه تکرار شده است، اشتباه نوشته باشید یا داوران از شما بخواهند واژه بهتری را جایگزین آن کنید. همچنین ممکن است در طول نگارش، رعایت فاصله و نیم‌فاصله میان کلمات مرکب را نادیده گرفته باشید.

در این حالت، جستجوی متن طولانی پایان‌نامه برای کلمه یا کلمات مربوطه بسیار دشوار است. شما به‌راحتی می‌توانید با استفاده از گزینه «Replace» که از زیر‌مجموعه‌های تب «Home» است، اقدام به جایگزین کردن کلمه درست با کلمه نادرست کنید. در رابطه با فاصله و نیم‌فاصله نیز می‌توانید دقیقاً همین کار را تکرار کنید. برای مثال، «می‌شود» را با «می شود» جایگزین کنید.

 

[Ela]

اعمال نیم‌فاصله رسمی

یکی از ایرادات شایعی که به پایان‌نامه دانشجویان وارد می‌شود و در ویرایش متون فارسی نیز اهمیت زیادی دارد، رعایت نیم‌فاصله‌ها به‌ویژه برای اسامی جمع است. راه‌های مختلفی برای اعمال نیم‌فاصله در متن وجود دارد، اما ما به شما کلید ترکیبی «Ctrl+shift+2» را پیشنهاد می‌کنیم. مزیت استفاده از این کلید ترکیبی این است که وقتی شما قسمت‌هایی از متن پایان‌نامه را در نرم‌افزار پاورپوینت یا نرم‌افزار‌های دیگر کپی پیست (Copy Paste) کنید، علامت خط فاصله به‌جای نیم‌فاصله درج نمی‌شود و ساختار کلمات به‌هم نمی‌ریزد.

 

[Ela]

فهرست مطالب خودکار

این قابلیت ورد برای نگارش پایان‌نامه اهمیت زیادی دارد تا جایی که برخی دانشگاه‌ها استفاده از آن را اجباری کرده‌اند. برای ایجاد یک فهرست خودکار، کافی است که هر یک از عناوین اصلی و فرعی را به‌ترتیب با هدینگ‌های ۱ و ۲ مشخص کنید. برای این کار باید عنوان یا عناوین مورد‌نظر خود را انتخاب کنید (برای انتخاب چند عنوان با یکدیگر کلید Ctrl را نگه دارید) و در تب «Home» به قسمت «Styles» مراجعه کنید. در قسمت «Styles» می‌توانید با کلیک روی «Heading1» و «Heading 2» به‌ترتیب عناوین اصلی و فرعی خود را تعریف کنید.

 

[Ela]

سپس به ابتدای پایان‌نامه مراجعه کرده و روی تب «References» کلیک کنید و کشوی «Table of Contents» را باز کنید و یکی از انواع فهرست‌هایی را که به دستورالعمل دانشگاه نزدیک‌تر است، انتخاب کنید تا فهرست خودکار مطالب ایجاد ‌شود.

 

[Ela]

فهرست خودکار دو مزیت بزرگ دارد: پس از ویرایش با به‌روزرسانی فهرست مطالب، شماره صفحات و حتی عناوین تغییر‌یافته، خود‌به‌خود اصلاح می‌شوند. همچنین برای مراجعه به قسمتی از پایان‌نامه برای ویرایش آن نیازی به جستجو نیست و با «کلیک+Ctrl» روی هر عنوان به قسمت مربوطه هدایت می‌شوید.

 

[Ela]

یافتن غلط‌های املایی

تصحیح غلط‌های املایی یکی از مراحل ویرایش فنی است. خوشبختانه نرم‌افزار‌های مختلفی برای شناسایی غلط‌های املایی وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها کمک بگیرید.

یکی از این نرم‌افزار‌ها، بسته زبان فارسی نرم‌افزار ماکروسافت ورد است. تنها مشکلی که این بسته دارد، این است که تنها روی برخی از نسخه‌های ورد مانند ورد ۲۰۱۶ نصب می‌شود و از سوی دیگر گاهی به‌خاطر کرک بودن برخی نرم‌افزار‌های ورد در ایران روی نسخه سازگار هم نصب نمی‌شود. بهترین انتخاب، نرم‌افزار‌های ویراستیار و پاک‌نویس هستند که علاوه بر غلط‌های املایی، عدم رعایت نیم‌فاصله‌ها و واژگان غیرفارسی را نیز مشخص می‌کنند. این دو نرم‌افزار به‌صورت افزونه روی نرم‌افزار ورد نصب می‌شوند.